【5つの例文付】就活の面接をメール・電話で断る方法

 

就職活動を進めていくと、選考途中などでも面接を断るケースが出てきます。

 

そんなとき、「まだ社会人のスタートラインにも立っていない学生が、ベテランの社会人相手にどうやったら選考をスムーズに辞退できるか」と悩むことがあるでしょう。

何を伝えればいいかを知っていれば、難しいことではありません。丁寧で誠意ある対応を心がければ、相手を不快にさせずに面接を断ることができます。

就活中の学生がすぐに活用できる例文も紹介しますので参考にしてみて下さい!

面接を断るときの注意点

面接まで進めたということは少なからず「採用の可能性がある」ということです。

期待してくれている相手に選考辞退の連絡をするのは心苦しいかもしれませんが、約束を反故にするということは社会人としてはあってはならないマナー違反です。

自分に厚意と時間をかけてくれたお礼と選考辞退のお詫びを、誠意をもってしましょう。まだ学生なのに社会人として見られても困ると思うかもしれませんが、就活生は社会人としての振る舞いを求められます。

相手を不快にしないよう誠意ある対応で面接辞退の連絡をしましょう。

企業も想定内、でも早めに連絡を

担当者は就活生が複数企業を受けることを前提に選考を進めますので、選考辞退そのものは企業にとって想定内ですし、失礼なことではありません。しかし就活生に時間を割いている企業にとって、選考辞退がダメージとなることは忘れてはいけません。

企業は採用計画に基づいて人数を調整しながら選考を進めるのが通常です。いくら選考辞退が想定内とは言え、就活生一人の連絡が遅れるだけでスケジュールが狂います。

面接を辞退することを決意したら、早急に担当者に連絡を入れましょう。なかなか連絡できない気持ちは分かりますが、辞退の連絡が遅れ面接日が近づくほど、相手に迷惑がかかります。

直前の連絡になれば、それこそ失礼です。自分だけの問題と軽く考えず、選考辞退を決めたらすぐに断りの連絡を入れましょう。

面接までに時間があればメール、前日や当日なら電話で連絡

面接を断る連絡は、面接までに時間があればメール、面接の前日や当日なら電話でしましょう。

メールは辞退の意思を文面に残せるだけでなく担当者が自分のタイミングで確認でき、後から再確認しやすいメリットがあります。メールを送る際はビジネスメールを意識し、マナーを守ることを重要視してください。

面接辞退の連絡が前日または当日になる場合は電話をします。メールの場合、返信が来ない限り相手がメールを確認しているか判断するすべがありません。面接の前日や当日の担当者は、多くの煩雑な仕事を抱えているのでメールを確認する時間はほとんどないものです。

無断欠席は絶対にしない

面接を断るのは失礼じゃないかと思うかもしれませんが、連絡もしないで無断欠席するより失礼なことはありません。担当者は面接当日までに多くの準備をしています。無断欠席するということは担当者の時間の価値をそのくらいのものと思っているのと同じです。

無断欠席は自分の印象を悪くするだけではなく出身大学のイメージを悪くし、大学やこれから就活する後輩に迷惑をかける可能性があります。同じ大学から志望している人がいないとも限りませんし、就職してからその会社と仕事をする機会があるかもしれません。自分の不義理で周りの人に迷惑をかけることがないようにしましょう。

辞退の理由は伝えなくてもいい

面接を断る理由として「諸般の事情」「一身上の都合」と伝えても問題ありません。

理由を聞かれたときに不自然な対応をしないよう回答は準備しておきましょう。伝えた理由が本当のことでも不自然な対応になると、不信感を抱かれマイナスな印象をもたれる可能性があります。

理由を深堀りされたときは社名など具体的な名称は出さず「他社から内定をもらった」と言えば納得されるでしょう。「社風が合わない」と感じた場合でも、ネガティブな理由は伝えないほうが賢明です。

面接の断り方【メールの場合】

ポイントを抑えて簡潔に伝えられる文例を5つの理由別にご紹介します。①~④の文例では、

※部分を自分に合った理由に入れ替えると簡単に文章ができるため、すぐに活用できます。

文例①理由をぼかす場合

件名:面接辞退のご連絡 〇〇大学 氏名

本文:
株式会社〇〇
担当部署 役職名 〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日(〇)〇時より、面接のお約束を頂戴しております〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。


大変申し訳ございませんが、一身上の都合により選考を辞退したくご連絡いたしました。

お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような形のご連絡となってしまい、誠に申し訳ございません。
誠に身勝手な申し出となり恐縮ですが、ご理解いただければ幸いです。
本来であれば、直接伺いお詫びするべきところをメールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を祈念しております。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名(フリガナ)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
住所:郵便番号
県名から自宅住所を記入
携帯電話:〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇〇〇
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

文例②他社内定を理由として伝える場合

大変申し訳ございませんが、他社から内定をいただき、そちらの道に進むことを決意いたしました。
そのため、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

文例③家庭の事情の場合

大変申し訳ございませんが、家庭の事情により就業することが困難な状況となりました。
そのため、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

文例④体調不良の場合

大変申し訳ございませんが、あいにく体調を崩してしまい、まずは回復に努めたいと考えております。
そのため、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

文例⑤辞退ではなく日程調整をお願いする場合

件名:面接日程再調整のお願い 〇〇大学 氏名

本文:
株式会社〇〇
担当部署名 役職名 〇〇 様

お世話になっております。
〇月〇日(〇)〇時より、面接のお時間を頂戴しております〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
先日は面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変申し訳ございませんが、△△の事情により、日程を再度調整いただきたくご連絡を差し上げました。

お忙しい中、日程を調整していただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

貴社への志望意欲は変わらず、ぜひ面接を受けさせていただきたいと考えております。

誠に勝手ながら、私の都合として下記を希望いたします。

・〇月〇日〇時
・〇月〇日〇時
・〇月〇日〇時

ご迷惑をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒、よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名(フリガナ)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
住所:郵便番号
県名から自宅住所を記入
携帯電話:〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇〇〇
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

メールで連絡するときのポイント

ポイント
・件名は「面接辞退のご連絡 大学名と名前」と入れる。スペースがあれば予定していた面接日時を入れておくと、より丁寧な印象となる。
・本文は結論から書き、その後辞退の理由とお詫び、感謝の気持ちを書いて分かりやすく簡潔で伝わりやすい文章を心がける。
・署名はメールの末尾に「氏名、大学名、連絡先」と入れ、署名の前後に「ーーーーー」や「=====」を入れて分かりやすく区切る。

メールは感情が伝わりにくくぶっきらぼうなイメージを与えたり回りくどい表現になったり、使い方を間違えると意思が伝わらなくなるため、簡潔で丁寧な文章を書くように注意しましょう。

返信が来たとき、来なかったときの対応

面接までに時間があれば、再度メールを送っても問題ありません。文面に先日辞退の申し出をしたことを書いておくと担当者にスムーズに理解してもらえます。メールを再送する場合は返信を催促するような内容は書かず、辞退のメールを送っていたこと、それを確認してほしいことを相手に配慮しながら送るようにしましょう。

面接まで時間がない場合は担当者に電話して改めて選考辞退の意思を伝えます。

メールを見落としていたりメールの内容を勘違いされていたりする可能性もあります。電話する際もメールと同じように「先日メールで申し上げたとおり」や「先日メールを送らせていただきました」など、すでに面接を断る意思を送っていたことを伝えるといいでしょう。電話する際もメールと同様、辞退の意思を確実に伝えるとともに、お詫びと感謝を伝えるようにしましょう。

返信が来た場合は以下の文例を参考に返信しておけば問題ありません。

件名:
面接辞退のご連絡 〇〇大学 〇〇〇〇

本文:
株式会社〇〇
担当部署名 役職名 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
お忙しい中お返事をいただきまして、誠にありがとうございます。
この度はご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした。
またご縁がありましたら、よろしくお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名(フリガナ)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
住所:郵便番号
県名から自宅住所を記入
携帯電話:〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
メール:〇〇〇〇〇〇
ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

面接の断り方【電話の場合】

電話で面接を断る際もメールと同様に、簡潔に用件を伝えることを意識します。

メールと違い相手の時間を割いていることになるので長くならないように注意しましょう。会話例とポイントをご紹介します。

電話での会話例

人事:株式会社〇〇です。

自分:お世話になっております。〇〇大学の〇〇〇〇と申します。面接の件でお電話いたしました。人事部の□□様はいらっしゃいますでしょうか?

(担当者にかわる)

人事:お電話代わりました、□□です。

自分:お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日〇時から面接のお約束をいただいております、〇〇大学の〇〇と申します。急な連絡で申し訳ありませんが、選考を辞退させていただきたくお電話を差し上げました。

人事:そうですか。差し支えなければ、理由を聞かせていただけますか?

自分:他社の内定が決まりまして、そちらの道に進もうと考えているためです。お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形となってしまい、誠に申し訳ございません。

人事:それはおめでとうございます。面接辞退の件、了承いたしました。

自分:お忙しいところありがとうございました。それでは失礼いたします。

電話で連絡するときのポイント

ポイント
・大学名と氏名を言い、面接の件で電話したことを伝える。
・電話をする前にメールでも連絡を入れている場合は、名乗るときに「メールでもご連絡させていただきました、〇〇大学の〇〇〇〇です」と伝える。
・伝えたいことを準備しておいて読み上げる。
・担当者につながったらまずは面接を辞退することを伝え、その後にこれまでの感謝やお詫びを簡潔に伝える。
・電話を切る際には「失礼いたします」と言い、すぐに切るのではなく、2~3秒おいてから切る。

電話は意外と意思疎通が難しいため、滑舌や話し方に気をつかいながら相手に意思が伝わるように話しましょう。

面接を断るときのよくある疑問

面接を断るときによくある疑問にお答えします。

連絡はいつすればいい??

メールと電話いずれにしても業務がばたつきやすい始業と終業間近、昼休憩の時間帯は避けて連絡するようにします。

夜中や休日も避けましょう。人によっては常にメールをチェックしていることもあるため、場合によっては迷惑をかけるおそれがあります。常識を外れた時間に連絡することは避けましょう。

内定後、内定受諾後でも辞退はできる?

内定後や受諾後でも辞退することは可能ですが、入社する2週間前までに連絡するのが必須です。もし内定後に辞退するのであれば、せめてそれまで企業が時間をかけてくれた労力に報いるためにも、電話とメールを併用して丁寧に今までの感謝とお詫びを伝えましょう

企業は選考中とは比較にならないほど、内定後の学生に時間を費やします。採用計画に基づいて決まった人数を確保しているので、一人でも抜けられると多大なダメージを受けます。内定後の辞退はそれだけ大きなことと覚えておいてください。

電話をしても相手が不在のときはどうすればいい?

まずはかけなおすことを前提に話を進めましょう。担当者が戻る時間を聞いて改めて電話することを伝え、その時間にかけ直します。

急ぎで電話をした場合は「面接辞退の件でご連絡差し上げたのですが」と一言添えると、担当部署に回してくれたり伝言を受けたりしてくれるでしょう。
伝言する場合は伝言の相手の名前を控えておきます。相手が電話に出る際、会社名のあとに名前を言われることがあればメモしておきます。あとで名前を聞いてもいいですが、そもそも企業に電話をかけることに慣れていない学生がスムーズにやり取りするのは難しいため、時間をかける会話はしないのが賢明です。

急ぎの電話が繋がらないときは、すぐにメールを送ります。電話したがつながらなかったこと、急ぎのためメールを送ったことを書いておくと相手に伝わりやすくなります。

面接を断って何か不都合なことはある?

一度辞退した会社の選考は、基本的にもう受けられなくなります。選考を再度受けられたとしても選考過程で前回の経緯や理由を聞かれる可能性があるため、相応の理由がなければ選考を通過するのは難しいでしょう。

決定的に譲れない点があればいいですが、「なんとなく不安」「就活へのモチベーションが下がったので先に内定をもらった企業へ行く」など曖昧な理由で選考を辞退すると後悔する可能性があります。その企業に入るチャンスが二度となくなっても良いか、よく考えてから行動しましょう。

面接以外の説明会なども無断欠席はしないほうがいい?

説明会の無断欠席は「自社に興味がない」「選考への参加を辞退した」と企業に受け取られても仕方のない行為です。無断欠席をすると予約できなかった学生のチャンスも、企業が他の人材を確保するチャンスも奪うことになります。

説明会を欠席するときは面接と同様に、日数があればメールで、前日や当日の連絡であれば電話で連絡をします。もし選考を受ける意思があるのに結果的に無断欠席してしまった場合は早急に連絡し、理由と謝罪に加え改めて説明会に参加したい旨を伝えましょう。

面接を辞退するなら誠意ある対応で早めの連絡を

面接を断ることは勇気がいることですが、社会人としてのマナーに基づいて正しく面接を断る方法を知っていれば難しいことではありません。

ポイントはとにかく誠実に対応すること。連絡が遅くなるということはそれだけで誠実さに欠けた行動になります。

相手に迷惑をかけたり不快な思いをさせたりすることのないよう、社会の一員として誠意ある対応で選考辞退を申し出ましょう。

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