面接の日程調整や持ち物確認のメールマナーは？例文付ですぐ使える

就職活動・転職活動を行う中で、企業とメールでやり取りする機会も多くあります。

「これは質問していいのか」「どう聞けば失礼にならないか」と迷うこともあるのではないでしょうか。

面接前から内定後まで、シチュエーションごとに企業に連絡をする際の注意点をご説明いたします。

例文もご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

【例文】面接の日程調整・持ち物の確認メール

面接を受けることが決まったら日程を調整し、当日の持ち物を確認しましょう。

①提示された日とは別日を希望する場合

働きながら転職活動をしている場合や、同時進行で複数企業の選考を進めている場合など、企業側から提示された日程では都合が悪いケースもあります。

その場合は、別日程での調整をお願いしてみましょう。

②こちらから候補日を提示する場合

企業側から候補日の提示を依頼された場合は、調整しやすいように複数の日程を提示しましょう。

面接の時間が延びてしまう可能性もあるので、直後に予定が詰まっている日は避けてゆとりのある日程を選んでください。

また、日程があまりに直近だと調整する時間がないため、企業側から特に指定がない場合はメールを送信する日から3日後以降を目安にしましょう。

③当日の持ち物を確認したい場合

一般的に面接時には、履歴書と職務経歴書（転職の場合）が必要となります。

面接の日程が決まった時点で持ち物も案内される場合が多いですが、連絡がない場合は事前に問い合わせておいた方が安心です。

特に必要なものはないと言われた場合も、筆記用具とメモ帳は必ず持っていくようにしましょう。

【例文】当日の緊急連絡メール

面接当日に急遽行けなくなってしまった場合や、やむを得ず遅れてしまう場合、速やかに企業に連絡をしましょう。

メールではすぐに確認してもらえない可能性があるため、面接当日の場合は電話での連絡が基本です。

どうしても難しい場合のみ、メールでの連絡にしてください。

①遅刻しそうな場合

約束の時間に少しでも遅れる場合は必ず企業に連絡を入れましょう。

遅れることよりも、連絡がないことの方が印象を悪くしてしまうため、「ギリギリで間に合うかもしれない」という場合も、一報入れておいた方が安心です。

電車内など電話ができない状況の場合は、まずメールで連絡を入れましょう。

返信がない場合は、電車を降り次第改めて電話で連絡を入れると確実です。

②急遽都合が悪くなった場合

面接に行くことができなくなった場合、受験の意思があるのであれば再調整をお願いしましょう。

マイナスイメージに繋がらないよう、行けなくなってしまった理由も添えてやむを得ない事情であると伝えることが望ましいです。

③面接を辞退したい場合

やむを得ず面接を辞退する場合は、基本的には前日までに連絡を入れましょう。

面接当日の辞退の場合は基本的に電話で連絡を入れ、どうしても難しい場合のみ速やかにメールで連絡をしてください。

【例文】面接後のお礼・結果問い合わせメール

面接終了後のお礼メールや、選考結果がなかなか来ない場合の例文をご紹介いたします。

①面接のお礼を送る場合

面接後にはお礼メールを送ると、熱意が伝わりやすくなりますし丁寧な印象を与えることができます。

可能であれば当日中、遅くても翌日中には送るようにしましょう。

その際には、面接時に企業から聞いた話をできる限り具体的に挙げることで、企業理解を深めようという姿勢が伝わり好印象に繋がります。

しかし、アピールしようとあれこれ詰め込みすぎると逆効果となる場合もあるので、特に印象的だったポイントを簡潔にまとめましょう。

担当者の手を煩わせないよう、「返信は不要」と添えることもポイントです。

②面接の結果が来ない場合

選考結果が出る予定日を過ぎても企業から連絡がないケースがあります。

単純に連絡が来ていない場合と、何かしらのシステム障害などで企業側は連絡しているにも関わらず届いていない場合が考えられます。

まずは迷惑メールフォルダにメールが入っていないか、留守番電話にメッセージが残っていないかを確認してください。

それでも連絡が来ていない場合、責めるような聞き方ではなくあくまでも「心配なので確認したい」というスタンスで問い合わせてみましょう。

【例文】内定通知への返信メール

内定通知をもらった際、入社の意思が固まっている場合もあれば、他社でも選考中でまだ迷っているということもあるでしょう。

状況別に例文をご紹介しますので、まずは企業に現状を伝えてください。

①内定を承諾する場合

無事内定となった場合は電話またはメールで連絡がありますので、すでに入社の意思を固めているのであればすぐに内定承諾の返事をしましょう。

その際、入社への意気込みもぜひ添えてください。

②返事を保留にしたい場合

他社も並行して受験している場合、内定の通知を受け取ってもすぐには返事をできないケースもあります。

企業としては複数社受験していることは想定内ですので、正直に状況を伝えて問題ありません。

いつ頃であれば返事をできるのか明確にしておきましょう。

万が一辞退となれば新たに募集をかける必要がありますので、返事の目処が立たないと企業に迷惑をかけることになります。

③内定辞退する場合

内定を出した企業側は入社を心待ちにしていますので、辞退を決めた場合は速やかに連絡しましょう。

面接の段階で他の受験企業なども伝えている場合、担当者としてはどの企業に入社を決めたのかも気になっているはずです。

マナーというよりは誠意として、特に問題がないようであれば入社先企業も併せて伝えるとベターです。

メールを送る際の基本マナー

メールを送る際には気をつけるべきビジネスマナーがあります。

転職活動の場合は特に社会人経験があることを前提としているため、マナーができていないとマイナス評価に繋がります。

もちろん新卒での就職活動の場合もマナーは大切ですので、しっかりとポイントを押さえておきましょう。

件名は簡潔にわかりやすく

担当者は毎日多くのメールを受信しているため、内容の分かりづらいメールは対応を後回しにされてしまう可能性があります。

どういった要件で連絡をしているのか一目で分かるように、件名は必ず入れましょう。

件名の最後に自分の名前もフルネームで入れておくと、より目に止まりやすくなります。

会社名は正式名称で

会社名を間違えることは人の名前を間違えることと同じです。

失礼に当たりますので、正式名称で正しく表記しましょう。

特に以下の点に注意してください。

担当者の敬称・役職に注意

担当者の名前を間違えないことは言うまでもありませんが、敬称や役職にも注意しましょう。

部長や課長など、役職者であることが分かっている場合は役職名をつけて記載します。

なお、「〇〇部長様」のように役職にさらに「様」をつけているケースが見受けられますが、役職にはすでに敬称が含まれていますのでこれは間違いです。

最初に氏名を名乗る

メールの本文は、下記のように挨拶から書き出します。

最初の一通だけではなく、繰り返しやり取りしている場合でもその都度名乗るようにしましょう。

返信時は件名は変えずに「Re:」

相手から来たメールに返信する場合は、件名は変えずにそのまま送信します。

メールを受信する側としては、「Re：」がついていることですでにやり取りしている相手だとすぐに判断できます。

メールの内容も判断しやすくなるため、相手から来た件名をそのまま残しましょう。

正しい敬語を使う

正しい敬語を使うことはビジネスマナーとして当たり前のことですが、気づかずに間違った敬語を使ってしまうケースも多くあります。

社会人としての評価を下げてしまわないよう、正しく理解しておきましょう。

敬語の種類

間違いやすい敬語の一例

「ファミコン言葉（ファミレスやコンビニの店員が使う言葉）」は、耳にする機会が多いためつい使いがちですが実は間違った敬語です。

また、普段から使う言葉でもビジネスの場にはふさわしくなかったり使う場面が限られたりすることもありますので、注意してください。

返信は24時間以内に

メールが届いたら、なるべく早く返信しましょう。

可能であれば当日中がベストですが、時間によっては難しいこともありますので、その場合は24時間以内を心掛けてください。

すぐには回答できない内容の場合もそのまま放置せずにその旨を返信し、まずはメールを確認したということを伝えましょう。

企業の業務時間内に送信

自分の都合のいいタイミングに確認できるのがメールのよさではありますが、できる限りその企業の業務時間内に送信しましょう。

企業や担当者によっては、会社のメールアドレスであっても個人の携帯電話に届くようになっている場合があります。

プライベートな時間の妨げになって、印象を悪くしてしまうようなことは避けましょう。

また、朝は慌ただしくしている担当者も多く、夜間に届いたメールの確認が遅れてしまったり、多くのメールを受信していて埋もれてしまったりする可能性もあります。

終業前にはメールをその日届いているメールを確認することが多いため、すぐに対応してもらえる可能性が上がるでしょう。

メールのマナーを守って好印象を与えよう

選考を受ける企業とのメールのやり取りでは、印象を悪くしないようにと悩む場面も多いです。

しかし、しっかりとマナーを守ることができていれば好印象に繋がる可能性もあります。

丁寧で誠実であることはどの企業でも評価されますので、ビジネスマナーをしっかりと押さえてスムーズに就職活動・転職活動を進めましょう！

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