近年、新型コロナウイルスの影響で対面で行なわれていたものがオンラインに移行しつつあります。
総務省によると、新型コロナウイルスの流行をきっかけに、今までデジタル化が進んでいなかった領域まで進んだと発表されています。(学校教育など)(https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/r03/html/nd120000.html)その中の1つとして、インターネットを使って面接する「オンライン面接(別名:Web面接)」が流行り始めました。
オンライン面接は、オフラインとは異なりオンラインだからこそ起こり得る問題がいくつか存在します。
そこで今回は、一般的な面接対策ではなく、オンライン面接にフォーカスし、「オンライン面接の注意点が知りたい」「オンライン面接では何を意識すればいいか分からない」という方に向けて注意点やオンライン面接のマナーなどを紹介していきます。
オンライン面接とオフライン面接の違い
オンライン面接とオフライン面接の異なる点は、インターネットを介して面接をするかしないかです。
そもそもオフライン面接とオンライン面接が分からない人のために説明すると以下の通りです。
・オンライン面接(Web面接)…Web(アプリケーション)を介して面接をすること
・オフライン面接(対面面接)…オフィスなどで担当者と対面で面接をすること
注意点や失敗例などについては後ほど紹介しますが、オンライン面接では対面の面接では起こり得ない、さまざまな問題が発生します。
具体的には、通信の問題、アプリケーションの使い方が分からないことなどです。
そのため、オンライン面接を成功させるには、起こりうるトラブルを理解し対策していくことが大切になってきます。
オンライン面接の7つの注意点
オンライン面接では、以下7つのことに注意してください。
・Zoomの使い方を予習しておく
・スマートフォンではなくパソコンを利用する
・目線に気を付ける
・ネット環境を確認する
・周囲の騒音や通知音に気を付ける
・明るい部屋で行う
・背景を設定しておく
オンライン面接は、新型コロナウイルスの蔓延防止をきっかけに、企業が新しく導入した面接方法です。そのため、まだ知られてない注意点があります。
今回はそれを7つに分けて具体的に解説していきます。
※Zoomとは、ビデオコミュニケーションツールの1つで新型コロナウイルス蔓延をきっかけに一般的に利用されるようになったアプリケーションのこと。
1:Zoomの使い方を予習しておく
Zoomの使い方を理解していないと、以下のトラブル発生の原因になります。
・遅刻
・採用担当者に無駄なコミュニケーションの時間を使わせてしまう
上記のトラブルがあると、採用担当者からはマイナス評価になります。
Zoomは基本的に企業から送られてきたURLをクリックすると入室できることがほとんどです。
しかしURLではなく、直接IDとパスワードを入力しないと入室できない場合があります。
その操作に、時間を要し遅刻してしまったケースも少なくありません。
そのため、事前に友人や家族と使い方を予習しておくことをオススメします。
また、遅れそうな場合は、企業に必ず一報をいれましょう。
2:スマートフォンではなくパソコンを利用する
オンライン面接をするときは、画面が大きいパソコンの方を利用しましょう。
面接では、第一印象が命と言われるほど大切な要素の1つです。
1971年にアルバート・メラビアンが発見したメラビアンの法則によると、人の第一印象は視覚からの情報が55％も占めると提唱されています。。(https://www.weblio.jp/content/%E3%83%A1%E3%83%A9%E3%83%93%E3%82%A2%E3%83%B3%E3%81%AE%E6%B3%95%E5%89%87)
他にも「第一印象形成」の論文では、3分から5分で顔色や髪型など全てを含めた印象が決まってしまうというデータもあります。(https://www.agulin.aoyama.ac.jp/mmd/library01/BD81084382/Body/ab40084382.html)
また、スマートフォンだと落下しやすい点や画面が揺れやすい点もデメリットです。
何度も発生すると採用担当者に迷惑をかけることとなり、マイナスな印象を与えてしまいます。
以上の理由からスマートフォンではなくパソコンを利用することをオススメします。
3:目線に気を付ける
オンライン面接で気をつけるべきこととして、カメラを見ることです。
オンライン面接では、カメラを見ることは相手を見ていることと同じ意味になります。
ほとんどの人が対面の面接と同じく、画面に表示される採用担当者を見てしまいがちです。
しかし、採用担当者画面から見ると、「話に集中していない人」「人の顔を見て話せない人」とマイナス的に見られてしまいます。そのため、話を聞くときや喋るときはカメラを見る意識をするように注意が必要です。
4:ネット環境を確認する
スムーズなオンライン面接を行うためには、ネット環境を整えることが必要です。
ネット環境が整っていないと、面接中に画面がフリーズしたり、声が途切れて聞こえるなど面接を快適にできません。(ネット環境が整っているかの目安は20〜30Mbps以上)
測定方法は「fast.com」(https://fast.com/ja/)を開くと測定できます。
数値が足りなかった場合は、Wi-fiの変更などネット環境を良くする工夫が必要です。
また、場所によって電波が届かない場所があるため、面接を行う場所を変えてみるのも良いでしょう。
5:周囲の騒音や通知音に気を付ける
オンライン面接時には、携帯電話の通知やパソコンの通知をOFFまたは、携帯電話の電源はOFFにしておきましょう。
知らない人も多くいますが、オンライン面接も対面での面接と同様に通知音は厳禁です。
通知音が鳴ると、面接が途中で中断してしまい、相手に対する失礼にあたります。
また、猫や犬などの動物を飼っている人も同様に、別の部屋で面接をするなどの工夫をして面接がスムーズにできる環境を整える工夫が必要です。
6:明るい部屋で行う
オンライン面接時は、暗い部屋ではなく明るい部屋で面接を行いましょう。
理由は、採用担当者からはっきりと顔が見えるからです。
注意点2でも記載した「第一印象形成」の論文では、相手に与える印象の項目に、表情が記載されていました。
上記から考えると笑顔になったときに、明るい部屋と暗い部屋では相手に与える印象が全く異なることが分かります。
また、暗い部屋だと相手からは顔が見えないと思われるだけでなく、この人は相手に配慮できない人間なのかという印象を与えてしまいます。
そのため、明るい部屋で面接をすることは必須事項です。
7:背景を設定しておく
オンライン面接を行うときは、背景画像を設定することをオススメします。
理由は、物が散らかっていたりして相手に不快感を与えることを避けるためです。
面接では、いかにマイナス的な印象を相手に与えずに、自分の意見を言うかが大切となってきます。また、プライベートで利用しているバーチャル背景の利用に関しても注意が必要です。
TPOをしっかりと考えて背景は選びましょう。
オンライン面接のために知っておくべきマナー3選
オンライン面接で知っておくべきマナーは以下の通りです。
・10分前には入室する
・聞き取りやすい声で話す
・入室・退室時の挨拶(お辞儀)を忘れない
対面でも面接のマナーがあるように、オンライン面接でもマナーは存在します。
そこで今回は、オンライン面接のマナーについて知りたい人やオンライン面接のマナーが分からない人向けに３つピックアップして解説します。
1:10分前には入室する
社会には、10分前行動という言葉があるように10分前には入室しておきましょう。
そもそも10分前行動という言葉は、「定時に物事を行えるように」という意味を持って生まれた言葉です。
また、遅刻をすると、相手の貴重な時間を奪うこととなります。
採用担当者目線では、人の時間を奪うことに抵抗がない人だと減点されるケースがほとんどです。
10分前行動は一般的なマナーですが、オンラインになってもそれは変わりません。
2:聞き取りやすい声で話す
オンライン面接では相手に聞き取りやすい声で話すことは大切です。
とくに、電話を含むオンラインでは、生の声ではなく低い機械音に変換されて相手に伝わります。
そのため、普段よりもはっきりと相手に伝わりやすい声で話すことが大切です。
3:入室・退室時の挨拶(お辞儀)を忘れない
入室時や退室時には、挨拶(お辞儀)を忘れずに行いましょう。
具体的には、入室時はお辞儀をしてから「〇〇と申します。今日はよろしくお願いいたします。」
退出時は、入室時同様にお辞儀をしてから「今日はありがとうございました。」と言いましょう。
また、退室時は、採用担当者が退室するまで待つことがマナーです。
しかし、相手から「お先に退室ください」などの指示があるケースがあります。
その際は、「今日はありがとうございました。お先に退室させていただきます。」と言い、速やかに退出しましょう。
オンライン面接失敗例
オンライン面接では、以下のようなオンラインならではの失敗例があります。
・オンライン面接後に退室するのを忘れた
・Zoomの使い方が分からず遅刻した
・パソコンまたはスマートフォンの充電がなくなった
・パソコンがフリーズした
オンライン面接で大きな失敗をしないために、どのような場面で何が原因だったのかを学ぶことは大切です。
下記では、何が原因だったのかを対処法も含めて解説しています。
とくにオンライン面接で、失敗をしたくない人にオススメです。
1:オンライン面接後に退室するのを忘れた
オンライン面接後に退室を忘れてしまったケースがあります。
一見すると失敗例には見えませんが、採用担当者の悪口や相手が不快に思う言葉(疲れたなど)を発していたらどうでしょうか？
前提として、採用担当者や会社の悪口は絶対に発してはいけません。
しかし、疲れたなどの言葉は緊張感が途切れるとついつい出てしまう言葉です。
それを聞いたときに、相手から見たら加点される発言ではありません。
オンライン面接後に退室しているかを必ず確認するようにしましょう。
2:Zoomの使い方が分からず遅刻した
2つ目として、Zoomの使い方が分からず遅刻してしまったケースがあります。
原因としては以下2点が挙げられます。
・Zoomの使い方を事前に学習しなかった
・早めに準備をしなかった
Zoomの使い方は友人や家族に手伝ってもらい、事前に流れを把握しておくと良いでしょう。
初めてZoomを利用する人は、送られてきたURLから直接入室できるのかを20分、30分前に確認することをオススメします。
また、遅刻すると分かった時点で企業に連絡しましょう。
もし連絡せずに入室すると、相手に時間を奪う意識がない人だという印象を与えてしまいます。
3:パソコンまたはスマートフォンの充電がなくなった
オンライン面接での失敗例として、オンライン面接中にパソコンまたはスマートフォンの充電が無くなったケースがあります。
対処法は、前日に充電をすること、または面接前に確認するしかありません。
上記を起こさない防止策としては、事前にチェックリストを作成しておき、面接1時間前に確認することがオススメです。
4:パソコンがフリーズした
失敗例として、パソコンがフリーズして採用担当者に迷惑をかけてしまったケースがあります。
パソコンがフリーズする原因として考えられるのは、パソコンで開いているタスク(アプリケーションなど)が多いことが考えられます。
そのため、面接前には全てのアプリケーションのタスクをタスクマネージャーを開いて削除して軽量化しておきましょう。
また、フリーズしてしまった後の話しになりますが、携帯電話からすぐに入室することもリスク管理としてオススメです。
まとめ
この記事では、最近流行り始めたオンライン面接にテーマを絞って注意点や対面面接との違いについて解説しました。
今回の記事の重要点をまとめると以下の通りです。
・事前にZoomの使い方を学習しておく
・聞き取りやすい声で話す
・カメラを見ながら話す(聞く)
他にも注意点は多数ありますが、その中でも上記ポイントを重視して意識しておきましょう。
また、オンライン面接のためにチェックシートを用意しておくことをオススメします。
具体的なチェック項目としては以下のような機械トラブルなどを防ぐ項目として用意すると良いです。(1時間前にチェックを実施)
・スマートフォンやパソコンは充電したか
・スマートフォン、パソコンのタスクは削除したか
・通知音はOFFにしたか
対面面接では採用者に見られない点を、見られてしまうのがオンライン面接の悪い点です。
オンライン面接で失敗しないためにも、今までのことをしっかりと理解して対策してください。
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