仕事で生産性の高い人が”必ず”してる習慣要約!ネット情報に困惑したあなたに読んでほしい厳選内容!

 

「仕事 生産性」

このようにGoogleで検索してみると、かなりたくさんの情報が検索結果に出てきます。

 

7個の特徴!!

 
10個の特徴を大公開!

など、どれが正解だろうと思った人もいるはず。

中には「100選!」といった内容まで・・

多すぎる・・・笑

 

今回はそんな正解がなかなか見つからない人のために

「仕事の生産性が高い人がしている事」で特に重要なものをまとめました

 

今回の内容を実践できていれば、

他のサイトで載っている情報は自然と出来るようになる(ネットで検索しなくても思いつく)ようになります!

 

仕事でも自分自身の課題解決にも”優先順位”はとても重要。

優先順位を重要視した本文章、是非最後までお読みください!

 

仕事の生産性|なぜ必要なのか

仕事の生産性向上をしていかなければいけない…

よく聞く言葉だと思いますが、なぜ仕事の生産性が重要なのか。

理由としては日本の社会的背景があります。

  • 日本は世界的に生産性が低い(GDP:世界22位)※参考
  • 労働人口の減少化
  • リソース不足が慢性化している
  • 社会全体として「生産性」への意識が高まっている

これらが挙げられます。

そもそも、日本は【求められているサービスレベルが高い】という事が要因として生産性がなかなか上がらないという一面があります。

日本製、や律儀な性格を持っている人が多い事が仇となり、今の現状を生み出している状況です。

日本のサービスレベルが高く「顧客満足度」とという観点では非常にレベルが高い部分はありますが生産性の部分では世界に置いて行かれているという事です。

働き方改革も“生産性”の一部

近年、よく聞かれる「働き方改革」、厚生労働省では働き方改革の目的として「投資やイノベーションによる生産性向上」と記されています。(参考

生産性向上は簡潔に言うと「少ない時間で価値、アウトプットを生み出す」という事ですので、例えばサービス残業や会議の人数、時間の多さなど見直すべき”日本人の当たり前”は多々あるかもしれません。

常識を常識のままにしていると、なかなか課題解決には至りません。

今一度、自分自身、周囲、会社の生産性を意識していくことは、今後必要になってきます。

 

仕事の生産性向上とは!?

仕事の生産性向上とは先ほどもあったように「少ないリソース(資源、資産)の中で、より大きな成果を出す事ができるかの指標」のことです。

すべての無駄を省く、というのではなく削減できるところは削減してその中で成果を出していく。という事です。

 

「業務効率化」という類似した言葉もありますが意味が異なります。

業務効率化とは業務やプロジェクト内での不要なものを削減して時間・コストを少なくしていく事です。

 

補足

生産性向上の為に、業務効率化をする。

いわゆる手段の一つに業務効率化があると覚えておきましょう!

 

仕事の生産性|上がらない理由は!?

同じ仕事をしても生産性の高い人、低い人がいます。

なぜ生産性が上がらないのか・・理由としては

  • 現状の課題が見えていない
  • 労働環境(長時間労働の常態化)
  • マルチタスクをしている
  • 組織で動く、故のスピード感の遅さ

これらが挙げられます。それでは順番に解説していきます。

現状の課題が見えていない

生産性向上の観点から

  • なぜ仕事が遅いのか
  • どこが非効率なのか

自分の事を知らない状況下では改善できるものもなかなかできません。まずは生産性の高い人との比較などをしながら自分の課題を見つけてみましょう。

労働環境(長時間労働の常態化)

日本の生産性が上がらない要因として最も上げられるのはこの「労働環境」です。

残業文化は、勤務時間内で仕事を効率化するという集中力も欠如します。本来終業時間が19時だとしても「21時まで残れるし~」と考えながら仕事をすることも要因として挙げられます。

長時間労働は疲労感にもつながり集中力・判断力は低下します。故に生産性が低下してしまいます。

マルチタスクをしている

マルチタスクは複数の仕事を同時している状態です。

  • 資料作成もしながら、部下の成果物角確認を同時に実施…

のようなイメージです。

人間の脳はマルチタスクはできないようになっています。

同時に複数のことを考えているようで、実際にはできていません。マルチタスクは脳への負担となり生産性を落とす原因となります。

組織で動く、故のスピード感の遅さ

日本は幼少期から「皆で進む」文化があります。

要は仕事が遅い人がいた場合、その人に合わせるいう文化です。

これにより優秀社員からすると物足りなさを感じたり、基準が下がってしまうケースがあります。

 

組織の底上げも失敗して、優秀な伸ばすべき社員が伸びなくなるといった事が起きてしまいます。

 

仕事の生産性が高い人が実践する仕事習慣

①自己管理能力

  1. 生活リズムが整っている
  2. 整理整頓をしている
  3. 自分自身の取組を振り返る時間を定期的に設けている

仕事の管理ができるには、まずは自分自身の管理ができているかどうか。

普段の生活習慣だけでなく、食生活や経済面でもしっかりと管理出来ているか。仕事に必ずつながる部分です。

 

②目標設定と意義付け

  • ゴールを設定して仕事に取り掛かっている
  • 目標設定後、振り返り定期的な見直しが出来ている
  • 仕事への意義付けが出来ている

自分自身の管理ができたら次は「自分の方向性をしっかり考えられているか」これが目標の設定などです。

壮大な目標でなくても構いません。1か月3か月先の数字目標だけでも、逆算思考が生産性にもつながるので目標をしっかり考えた上で日々の業務にあたりましょう。

また、若手によくある「この仕事の意味が分からない」これは仕事への意義付けができていない状況です。

どのような価値があるのか、仕事でどのように価値を見出すのか/成長するのか。その人の心持一つで変わります。

しっかり、目標・意義をもって仕事をできているか振り返ってみましょう。

 

③仕事管理能力

  1. マルチタスクをしない(シングルタスク化する)
  2. スケジューリングを怠らない
  3. タスクを分解して、優先順位をつけてから取り組めている
  4. 集中力が高い(1~3ができている為)
  5. やるべきことをリスト化する
  6. 議論をまとめる力(議事録など要約する力)

ここからは実際に業務に入ってからの習慣です。

生産性が上がらない原因でも記したようにマルチタスクは多くの人がしています。

目標ややる事を事前に決めておく(前日中や一日の始めなどに)事で5分~1時間単位でやるべきことは逆算して出てきます。

漠然と目の前に来た仕事だけをさばいている。これではなかなか生産性が上がりません。

計画性や書き出す(可視化・リスト化)は非常に有効なのでやってみてください!

 

③仕事への意識

  • 生産性を強く意識している
  • 70点でも提出してみる
  • 面倒な仕事を後回しにしない
  • 普段からインプットの量が多い

ここはそもそも「生産性を意識しているか」という段階です。

仕事で100点をとりたい人でも「生産性や時間を意識して」「〇時までに出して」といわれると70点でも出さなければいけないはず。

あなたが思っているほど周りは100点を求めていません

 

④仕事の連携力(報連相)

  1. できないことは人に頼む
  2. 人に頼める関係性を普段から築いている
  3. 報連相を双方向に実施できている

ここは個人ではなく「チーム」で仕事をしているか。

何でも一人でやるより複数でやるほうが早いし、案もたくさん出ます。

問題は頼る力があるかどうか。

変なプライドやコミュニケーション不足は自分自身の首を絞めてしまいます。

普段からの連携力は非常に重要なポイントです。

⑤仕事を”捨てる”力

  • 断るときはちゃんと断る
  • SNSを見ないようにする
  • 携帯電話やメールの通知をoffにする
  • 思い切って仕事を捨てる
  • 100%は目指さない
  • 「忙しい」を口癖にしない
  • 誘惑から遮断する意思を持つ
  • できないことを安請け合いしない
  • 仕事の無駄を見直す

④と類似する捨てる力。

責任感が強すぎたり、周囲の評価を気にしすぎる方だと仕事を請け負いがちになったりします。

その請け負った瞬間は良いかもしれませんがあなたが請け負っているほかのタスクを含め全体のパフォーマンスが落ちては元も子もありません。

しっかりと自分のリソースを確認したうえで万全にできる仕事をしていきましょう!

また、SNSや「忙しい~」という言動の管理をすることも重要です。

 

自分の管理⇒仕事の管理⇒自分以外の管理(部下など)

 

部下を持ちたい、上に行きたい

そう思う人もいるはずです。そのためにも今回挙げた習慣を是非取り入れてみてください。

 

仕事の生産性向上|最後に

いかがだったでしょうか!?

すべて出来ているという人は本当にごくわずかだと思います。

今回挙げた例を実践していき、自分に合う形でPDCAを回していくと勝手に出来ている事が増えるはずです。

同時に複数の事を克服しようとしなくてかまいません。

 

一つずつ、しっかりと解決していき、長期的目線で計画的に解決していきましょう!

本日の生産性が高い人が実践してる習慣にあった「スケジューリング」をいきなり実践しましょう!

 

何から取り組んでいくのか、

しっかり考えたうえで実践をスタートさせましょう!

 

そして実践し始めて1週間~1か月としっかり振り返りをしてなぜできたのか/できなかったのか

地道な積み重ねがあなたの生産性を高めていきます。

 

一緒に日本のGDPを高めて、さらに世界に誇れる日本を目指しましょう!

 

引用:厚生労働省「働き方改革」の実現に向けて

 

 

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