『面接の希望日程を送ったけど連絡が来ない…』
『こちらから催促していいものか…』
就活生にとって面接の日程調整は神経を使う作業の1つですよね。
複数の企業の選考を同時に進めている場合は、他社の選考との兼ね合いもあるのでさらに大変でしょう。
しかし、希望日程を提示してもなかなか面接日程の連絡が来ないケースもあります。
連絡が来ない場合はどういった原因が考えられるのでしょうか。
新卒、転職どちらの就活にも役立つ対処法とともにご紹介いたします。
就活面接の日程連絡が来ない原因は?
面接日程の連絡が来ない場合、主に3つの原因が考えられます。
連絡を待っている就活生の立場としては、他の企業の面接もあるため早く日程を確定させたいところだとは思いますが、企業側の事情も理解しておきましょう。
企業側から「◯日までに連絡します」と伝えられていない場合は、日程を提示するタイミングで確認しておくのもおすすめです。
「連絡が来ない」という状況になってからよりもストレスなく確認することができますし、いつまで待てば良いかが明確になります。
①面接日程の調整に時間がかかっている
面接日程の連絡が来ない原因の1つが、日程調整に時間がかかっているケースです。
会社の規模が大きくなればなるほど就活生も面接官も多くの人が関わるため、日程調整に労力がかかることになります。
役員など採用担当者以外が面接を担当する場合
一次面接など選考の序盤では、採用を主業務としている採用担当者が行う企業が多いです。
しかし選考が進むにつれて、採用責任者や入社後実際に働く部署の責任者、場合によっては会社の代表など重役が登場します。
そういった方々は当然採用以外の業務も多く抱えていますので、面接に当てることができる時間は限られているのです。
特に役員が複数名で面接を行う場合は、それぞれのスケジュールを合わせる必要がありますが、それが難航している可能性があります。
応募者が多い場合
人気の高い大手企業の新卒採用で考えられるのが、応募者が多く日程調整に時間がかかるケースです。
特に就職活動解禁直後の場合は、採用担当者にとって一番の繁忙期。
就活生も多忙ですが、採用担当者も合同説明会、会社説明会、選考、学生への連絡と多くの業務に追われています。
その中で数十名、場合によっては数百名もの受験者の面接日程を調整するのはなかなか手間のかかる業務です。
②担当者が連絡を忘れている
単純に採用担当者が連絡を忘れてしまっているケースです。
担当者も人間なので、業務に追われる中で忘れることもある、という広い心を持ちましょう。
③連絡手段のトラブルが発生している
面接日程の連絡が来ない原因としては、以下のような連絡手段のトラブルも考えられます。
・企業に伝えてたメールアドレスや電話番号が間違っている
・何かしらのエラーでメールが正しく送受信されていない
・電話がかかってきていたが着信履歴に残っていない
原因が特定できない段階では、闇雲に企業のせいにするのはやめましょう。
就活面接の日程連絡が来ない場合の対処法
では、実際に面接日程の連絡が来ない場合はどのように対処すれば良いのでしょうか。
企業に問い合わせる前に行うべきことを3つご紹介しますので、慌てずに対応しましょう。
①メールが確実に送信されているか確認する
メールでやり取りをしている場合、企業側に希望日程をメールで送ったのであればまずは確実に送信されているか確認しましょう。
送信したつもりでも下書きフォルダに入ったままであったり、エラーになっていて送信できていないケースが考えられます。
メールアドレスはアルファベット1つでも間違っていると相手には届きません。
その場合は「送信できなかった」という内容のエラーメールが届いている可能性があるので、受信メールも確認してみてください。
②迷惑メールフォルダを確認する
確実にメールが送信されていたら、次は企業からのメールが迷惑メールフォルダに届いていないか確認しましょう。
使用しているメールソフトやセキュリティの設定によっては、アドレス帳に登録されていないメールアドレスは自動的に迷惑メールに分類される場合があります。
その企業からのメールを初めて受信する場合は特に注意しましょう。
また、企業によっては採用担当者共有や担当者個人など複数のメールアドレスを使用しているケースもあるため、それまでとは違うメールアドレスから届いている可能性もあります。
③2週間待ってみる
上記2つを確認した上でやはり連絡が来ていない場合は、最後に連絡した日から2週間ほど待ってみましょう。
就活中で焦って不安になる気持ちも分かりますが、急かすような印象を与えてしまうとマイナス評価につながる可能性があります。
ただし、企業から「◯日までに連絡します」と言われているにも関わらずその日を過ぎても
連絡がない場合は、2週間待つ必要はありません。
企業から伝えられた期限日の2日後を目処に企業に確認してみましょう。
また、希望面接日の2営業日前(土日など企業の休日を除く)になっても連絡がない場合も問い合わせてOKです。
就活面接の日程連絡が来ない場合の問い合わせ方法
電話?メール?どうやって問い合わせたらいいの?
2週間待っても連絡がない場合、メールまたは電話で担当者に問い合わせてみましょう。
あまり早く問い合わせると催促しているように受け取られる恐れがありますが、とは言え何かしらのトラブルや行き違いの可能性もあるため、連絡を待つだけというのも失礼に当たります。
しかし、問い合わせる際には方法、タイミング、言葉の選び方など配慮が必要です。
マイナス評価につながってあなたが損をすることがないよう、注意しましょう。
①まずはメールで問い合わせてみる
採用担当者は説明会や選考などで席を空けていることが多いため、電話では捕まりづらいこともあります。
担当者の都合の良いタイミングで対応できるよう、まずはメールで問い合わせをしてみましょう。
電話だと緊張してしまってスムーズに話すことができないという方は、ゆっくり文面を考えて送ることができるというメリットもあります。
ただし、それまでの連絡の取り方によっては電話の方が望ましい場合もありますので、相手によって電話かメールかを判断しましょう。
言うまでもありませんが、メールを送る際、誤字脱字には細心の注意を払ってくださいね!
業務時間内に送信する
メールは好きなタイミングに確認できるものではありますが、できる限り企業の業務時間内に送信するようにしましょう。
終業後に送信した場合、翌朝の出社時には複数のメールが届いていて埋もれてしまう可能性があります。
また、会社のメールアドレスであっても担当者の携帯電話にも届くようになっている場合があるため、プライベートの妨げにならないよう配慮しましょう。
日中忙しくしている担当者でも業務終了前にはその日に届いたメールをチェックすることが多いです。
業務時間内にメールを送信しておけば、当日中に見て対応してもらえる可能性が高くなるでしょう。
過去のメールに返信する
問い合わせをする際、新規にメールを作成するのではなく、以前の受信メールに返信する形で送りましょう。
担当者には多くのメールが届くため、1件1件確認するにも時間がかかります。
件名に「Re:」と入っていると担当者側も今までやり取りしていた案件だと判断しやすく、早めに対応してもらえるかも知れません。
初めてメールを送信する場合は、「面接日程について」といったように、内容が伝わるよう工夫しましょう。
スマートフォンから送信する場合やメールでのやり取りに慣れていない場合は件名をスルーしてしまいがちですが、空欄のまま送ってしまうと迷惑メールだと判断される恐れもあります。
ビジネスマナーとしては常識ですので、必ず件名も入力して送信してください。
トラブルを心配するスタンスで
前述した通り、面接日程の連絡が来ない場合は担当者ではなく何かしらのトラブルが原因の可能性があります。
なので、「どうなってるんですか」と担当者を責めたり怒るような聞き方は絶対にNGです。
あなたにはそのつもりがなくても、相手にどのように受け取られるか分かりませんし、温度感が伝わりづらいメールでは特に注意が必要です。
あくまでも「連絡が来ていないので、何かトラブルではないかと心配で確認したい」というスタンスで問い合わせましょう。
件名:【◯◯大学 氏名】面接日程について
株式会社△△
□□ 様
(※担当者名が不明の場合は「採用担当者 様」)
お世話になっております。
〇〇大学◇◇学部の◆◆と申します。
先日は次回選考についてご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
〇月〇日に面接希望日程についてメールをお送りさせていだいたのですが、
ご確認いただけましたでしょうか。
万が一手違いによりメールが届いていない、
またはすでにご返信いただいているにも関わらず当方で確認できていないようであれば、
大変申し訳ございません。
念の為希望日程を再度お送りいたしますので、ご確認の程お願いいたします。
希望日:◯月◯日 ◯時〜◯時
また、まだ日程を調整中の場合は
何日頃に確定のご連絡をいただけるかご教示いただけますと幸いです。
本来ならば日程をご提示する際にご返答の期日を確認すべきところ、
このようなメールを差し上げることとなり申し訳ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
〇〇大学◇◇学部
氏名
〒123-4567
東京都中央区〇〇1-2-3
TEL:080-1234-5678
Mail:abc-def@□□□□.co.jp
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②電話で問い合わせる
メールを送信しておおよそ48時間以上(企業の休日を除く)返信がない場合や面接希望日が2日以内に迫っている場合は、電話で問い合わせてみましょう。
また、メールの文面ではちょっとしたニュアンスの表現が難しいため、こちらの意図とは違った伝わり方をしてしまう恐れがあります。
文章で正しく伝える自信がない場合も電話でOKです。
タイミングに配慮する
電話の場合は担当者の手を止めて対応してもらうことになるため、かけるタイミングに配慮が必要です。
始業直後・終業直前と昼休み(一般的には12〜13時)前後は業務が立て込んでいる可能性があるため、避けた方がベター。
例えば9時始業の会社の場合は10〜11時、または14〜16時頃を狙うと良いです。
担当者が不在の場合は何時頃であればつながるかを確認し、そのタイミングでかけ直す旨を伝えて電話を切りましょう。
企業側に折り返しをお願いするのではなく、「こちらから再度かけ直します」と伝えるのがマナーです。
ただし、担当者が席を空けがちな場合は相手の都合の良いタイミングでかけてもらったほうが負担がかからないケースもありますので、そのように提案があれば受け入れて問題ありません。
聞き方に注意して明るく丁寧に
電話で問い合わせる際も、メールと同様に聞き方に注意が必要です。
電話では声質や話し方を含めてニュアンスを伝えることができるというメリットがあります。
その反面、心の中で「どうして連絡をくれないのか」と思ってしまっていると、それも伝わってしまう恐れがありますので注意しましょう。
仮に企業側の手違いで連絡が来ていないのだとしても、明るく丁寧に対応した方が好印象です。
会話例
お忙しいところ恐れ入ります。
以前ご連絡をいただいた次回面接の日程の件でお電話させていただきました。
◯月◯日に面接希望日程をメールにてお送りさせていただいたのですが、ご確認いただけましたでしょうか。
その後日程のご連絡が確認できていないため、何か手違いでメールが届いていない可能性もあるかと、ご連絡させていただきました。
面接日程ですね。
いただいたメールは確認できております。
お待たせして申し訳ございません。
現在日程を調整中ですので、もう少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか。
承知いたしました。
ご確認いただいているにも関わらずこのようなご連絡を差し上げて申し訳ございません。
面接日程確定のご連絡はいつ頃いただけるか教えていただくことは可能でしょうか。
◯月◯日ですね。承知いたしました。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
お忙しいところお時間をいただきありがとうございました。
【日程連絡が来ないときは焦らず確認してから対応しよう】
就活の面接日程連絡が来ない場合、様々な原因が考えられます。
なぜ連絡が来ないのか、どのように対処すれば良いのか、焦らずにしっかり確認してください。
対応の仕方によってはあなたの印象が良くも悪くもなる可能性があります。
せっかくなので丁寧な対応を心がけ、高評価につなげるチャンスにしましょう!
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お世話になっております。〇〇大学の(氏名)と申します。
面接日程の件でご連絡させていただいたのですが、採用担当の□□様はいらっしゃいますか。